Cinco mandamentos do gerente de projetos

(http://cio.uol.com.br/gestao/2013/10/10/cinco-mandamentos-do-gerente-de-projetos)
Meredith Levinson, CIO/EUA

Eles são também objetivos a serem alcançados para que os projetos sejam bem sucedidos

Os executivos que hoje atuam com a gerência de projetos de TI têm a responsabilidade de controlar uma série de questões – que vão de recursos, suprimentos, pessoas até custos. Apesar de complexa, a tarefa pode ser menos arriscada se o profissional seguir uma metologia de trabalho.

Na sequência, confirme os cinco mandamentos que devem ser seguidos por todo e qualquer gerente de projeto:

1 – Termine no prazo
Esse é o mais velho dos objetivos. Ainda assim, trata-se da meta mais difícil de cumprir, quando se fala em gerenciamento de projetos. A dificuldade está nas constantes mudanças de requisitos e por conta do otimismo exagerado da agenda inicial.

Para cumprir esse objetivo, o profissional deve gerenciar seu escopo muito cuidadosamente. A primeira coisa é criar um controle de alterações no projeto para gerenciá-los adequadamente. Sempre mantenha seu plano atualizado, com registros do progresso atual em relação ao que estava planejando. Identifique rapidamente qualquer desvio e trate de consertá-lo.

2 – Finalize o projeto dentro do orçamento
Para ter a certeza de que os custos do projeto não extrapolem os limites, é necessário ter a visibilidade sobre custos logo no início para manter o controle. O budget deve ser elaborado incluindo todos os custos do projeto, não importando se eles estão relacionados a pessoas, equipamentos, fornecedores ou materiais. Saiba, então, o custo de cada tarefa do planejamento e mantenha o controle para observar qualquer desvio.

Com essa postura, se gastar demais em alguma tarefa, o profissional consegue corrigir o orçamento gastando menos em outras áreas. Só dessa forma é possível garantir que o projeto fique dentro do orçamento, ou até abaixo dele.

3 – Conheça os requisitos
Não importa qual é objetivo do projeto, ele deve produzir soluções que atendam a 100% do que foi requisitado. O truque aqui é garantir a existência de uma lista bem detalhada dos requisitos necessários e ter a certeza que todos foram bem compreendidos. Isso porque requisitos ambíguos, que antes pareciam um pequeno fragmento do projeto, podem se tornar enormes, tomando tempo e recursos não esperados.

4 – Mantenha os clientes felizes
Você pode até ter conseguido terminar o projeto a tempo, abaixo do orçamento e atendido 100% dos requisitos, mas ainda assim ter clientes infelizes. Isso pode acontecer porque suas expectativas mudaram desde que o projeto foi iniciado e não foram devidamente gerenciadas.

Para garantir que os patrocinadores do projeto, usuários e outros stakeholders fiquem felizes na entrega, algumas atitudes são necessárias. A primeira é ter certeza de que todos fiquem bem informados do progresso do projeto. Mantenha todos com o pé no chão com uma visão transparente do que está acontecendo.

Deixe que todos expressem suas preocupações e ideias com regularidade. Diga-lhes com antecedência se há algum problema com relação ao prazo de entrega ou quando mudanças são necessárias. Abertura e honestidade são sempre as melhores ferramentas para manter o projeto alinhado com as expectativas dos clientes.

5 – Zele pela felicidade da equipe do projeto
Se você conseguiu preencher os quatro objetivos anteriores com um time feliz, a disposição para repetir tudo em uma próxima vez será bem maior, assim como a disposição da equipe.

A melhor forma de manter a equipe motivada é reconhecer e premiar os bons trabalhos. Delegue atividades de acordo com os pontos fortes de cada um e conduza exercícios de equipe para aumentar a confiança.

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