Resolva cinco problemas comuns no Word

(http://pcworld.uol.com.br/dicas/2011/06/01/resolva-cinco-problemas-comuns-no-word)
Lincoln Spector, PCWorld EUA

O Word não abre, as colunas de texto não se alinham e as fontes teimam em voltar para o padrão? Não se preocupe: siga estas dicas e resolva seus problemas.

O Microsoft Word é capaz de te manter acordado a noite toda, e não só porque você está com dificuldades para elaborar um texto. Você muda a fonte de um trecho do texto, e ele volta à fonte anterior sozinho. As colunas não alinham. O programa congela e leva seu texto junto.

Mostramos aqui cinco problemas comuns que podem arruinar uma boa noite de sono de qualquer usuário do Word, e como corrigí-los. Os conselhos abaixo são válidos tanto para o Word 2007 quanto para o Word 2010.

1. O Word não abre

Que pesadelo! Você clica no ícone e o Word congela antes de terminar de abrir ou fecha sozinho, e nada do que você faça resolve o problema!

Nesse caso, são grandes as chances de que o modelo (Template) padrão esteja corrompido. Substituí-lo por uma cópia de segurança ou deixar o Word recriá-lo do zero provavelmente será o suficiente para fazer com que as coisas voltem a funcionar.

A primeira coisa que você precisa fazer é abrir a pasta que contém os modelos. Com o Word fechado clique no menu Iniciar, digite %appdata%\microsoft\modelos no campo de busca e tecle Enter. Você deverá ver uma janela do Windows Explorer com um ou mais arquivos, um deles chamado Normal, Normal.dotm ou Normal.dotx. Este é o modelo padrão.

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O arquivo "Normal" na pasta de modelos do Word é o modelo padrão

Se você personalizou bastante o Word – mudando estilos ou escrevendo macros (especialmente macros) – restaurar um backup é a melhor opção. Usuários do Windows 7 podem fazer isso facilmente, basta clicar com o botão direito do mouse sobre o arquivo Normal e selecionar a opção Restaurar versões anteriores. Na janela que surge, escolha uma das versões listadas (de uma época em que o Word estava funcionando, por exemplo) e clique no botão Restaurar…

Mas se a janela diz Não há versões anteriores disponíveis e você não tem um backup manual do arquivo, a solução é forçar o Word a criar um novo modelo padrão. Clique com o botão direito do mouse sobre o arquivo Normal e escolha a opção Renomear. Dê ao arquivo qualquer nome que vier à cabeça, Anormal serve. Quando você tentar abrir o Word novamente, ele irá criar um novo arquivo Normal com as configurações padrão da Microsoft.

Dependendo do estado do modelo padrão corrompido, talvez você ainda consiga carregá-lo depois que o Word estiver aberto. No Word 2007, clique no botão do Office (o botão redondo no canto superior esquerdo da janela) e escolha o item de menu Novo. No Word 2010 escolha o mesmo item no painel Arquivo na Ribbon (a barra de ferramentas no topo da tela). Na janela que surge, clique na opção Meus Modelos e selecione o modelo Anormal (ou qualquer nome que você tenha dado a ele). Se o Word não fechar sozinho, isso significa que você poderá continuar a usar o modelo Anormal em seus documentos.

2. O Word fechou, e levou meu texto junto!

Como qualquer outro programa de computador já escrito, o Word às vezes fecha sozinho. O Windows também, e nesse caso o Word vai junto. Ou pode ser um “crash” de hardware, que leva o Windows e o Word juntos em um efeito cascata. Seja qual for a causa, a realidade é inevitável: o Word irá ocasionalmente fechar sozinho sem lhe dar a chance de salvar seu trabalho. Mas quanto dele você irá perder, e como minimizar os danos deste desastre?

O Word salva seus documentos de duas formas. Use ambas com sabedoria e você estará mais preparado para os imprevistos. Primeiro há o bom e velho método manual que todos já usaram. Tecle Ctrl+B (Ctrl+S se sua versão do Word estiver em inglês) e o arquivo estará salvo no HD. Na primeira vez em que você fizer isso com um arquivo novo, terá de dar um nome ao documento e dizer ao Word onde guardá-lo. Mas depois disso, basta apertar Ctrl+B.

É uma boa idéia desenvolver o hábito de teclar Ctrl+B frequentemente. Faça isso sempre que se levantar para tomar um café, parar para pensar ou quando escrever uma frase realmente boa.

Mas o Word tem uma outra forma de salvar frequentemente seus documentos: é a AutoRecuperação (AutoRecover em inglês). Este recurso provavelmente já está ativado, mas não custa verificar: no Word 2007 clique no botão do Office e escolha o item Opções do Word no menu. No Word 2010 clique na aba Arquivo na Ribbon e escolha Opções no painel à esquerda.

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A AutoRecuperação pode salvar sua vida, e sua sanidade mental

Clique no item Salvar na lista à esquerda da janela que surge e certifique-se de que a opção Salvar informações de AutoRecuperação a cada XX minutos está marcada. Você pode mudar o intervalo de tempo se quiser, eu prefiro 5 minutos em vez dos 10 da configuração padrão. Usuários do Word 2010 devem também marcar a opção Manter a última versão AutoRecuperada, se não estiver marcada.

A partir daí, no intervalo determinado a AutoRecuperação irá salvar uma cópia de seu documento com um nome diferente numa pasta que você nunca precisará abrir. Quando você fecha o documento ou encerra normalmente uma sessão do Word, o arquivo é apagado. É importante lembrar disso: estes arquivos gerados automaticamente são temporários e não substituem a cópia do arquivo salva manualmente.

Mas se o Word fechar sozinho, basta abrí-lo novamente e um painel de recuperação de arquivo permitirá a você escolher entre a última versão salva automaticamente e a última salva manualmente do arquivo com o qual você estava trabalhando. Escolha a mais recente.

Continue lendo e veja como lidar com fontes que mudam sozinhas e colunas que não alinham »

3. As colunas não se alinham

Já tentou criar uma página onde o texto na coluna da esquerda tem que estar alinhado com o texto na coluna da direita? A maioria das pessoas tenta fazer isso usando tabulação ou o recurso de colunas do próprio Word, mas ambos são garantia de trabalho extra e dor de cabeça. Você pode facilmente perder uma hora tentando alinhar tudo perfeitamente, até descobrir que precisa adicionar uma frase extra a uma das colunas, tirando tudo de alinhamento.

A solução é: não use colunas, use uma tabela.

Na aba Inserir na Ribbon, clique no ícone Tabela e escolha um layout de duas colunas e uma linha (Tabela 2×1), por exemplo. Isto fará a tabela surgir no documento, mas aqui está o problema: você não quer que ela apareça.

Duas novas abas devem estar visíveis no topo da tela, chamadas Design e Layout, em uma seção chamada Ferramentas de Tabela. Clique em Design e na setinha diagonal apontando para a direita ao lado do item Desenhar Bordas. Na janela que surge escolha a opção Nenhuma sob o item Definição.

Se a tabela “desaparecer”, clique na aba Layout e no botão Exibir Linhas de Grade (o segundo à esquerda na Ribbon). Você verá que as bordas da tebla estão “pontilhadas”. Isso significa que você conseguirá vê-las na tela, mas elas não serão impressas.

Se você não quiser que as duas colunas tenham a mesma largura, arraste o separador vertical entre elas até que estejam do tamanho desejado.

Para usar a tabela, tecle TAB quando estiver na coluna à esquerda para levar o cursor à coluna direita. Teclar TAB enquanto o cursor está na coluna direita cria uma nova linha, e coloca o cursor na coluna esquerda dessa linha. Teclar ENTER insere uma quebra de linha na linha atual.

4. A fonte padrão não te deixa em paz

Você não gosta da fonte padrão do Word, e decide mudá-la. Na próxima vez em que você cria um novo documento, ela volta ao padrão. Então você muda de novo. E ela reverte ao padrão novamente. Que coisa irritante!

O truque para solucionar o problema é saber onde mudar a fonte, de uma vez por todas. Faça a mudança no modelo Normal (aquele do primeiro problema) e ela será permanente.

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Mude a fonte no modelo padrão para tornar a alteração permanente

Comece um novo documento, e na aba Início na Ribbon encontre o estilo Normal (geralmente o primeiro) na seção Estilo. Clique com o botão direito do mouse sobre ele e escolha a opção Modificar. Mude a fonte sob o item Formatação na janela que surge, marque a opção Novos documentos baseados neste modelo no rodapé da janela e clique em OK. A partir de agora, todo novo documento que você criar usará a fonte que você escolheu como padrão.

5. Você quer reformatar alguns parágrafos, mas não todos

Você está trabalhando em um documento imenso, dividido em subseções. Então o chefe dá a ordem: os títulos de cada subseção, e somente eles, devem estar em uma fonte diferente. Por exemplo, você criou o documento inteiro com a fonte Bookman Old Style em tamanho 12, e para destacar as subseções colocou seus títulos em negrito e sublinhados. Mas o chefe insiste que eles tem que estar em Arial tamanho 14.

Você pode ir de subseção em subseção no documento inteiro e mudar as fontes manualmente, mas é trabalhoso demais. E se seu chefe mudar de idéia mais tarde e quiser outro estilo, é trabalho em dobro.

Mas se você usou os estilos enquando escrevia o documento – atribuindo o estilo Título 2 às subseções e Normal a todo o resto, por exemplo – a tarefa é fácil. Vá para uma das subseções, não importa qual delas, e mude a formatação do título até que esteja do agrado de seu chefe. Agora, clique com o botão direito do mouse sobre o título, selecione a opção Estilos no menu e a opção Atualizar Título 2 para corresponder à seleção. Pronto! Todas as ocorrências do estilo Título 2 no documento serão modificadas automaticamente.

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Altere um estilo e todas as ocorrências dele no documento mudam junto

Mas se você não usou os estilos, as coisas serão mais difíceis: antes será necessário substituir a formatação atual dos títulos por um estilo. Você pode fazer isso automaticamente usando a função Localizar e Substituir.

Com o documento na tela, tecle Ctrl+G para abrir a janela Localizar e Substituir. Clique na aba Substituir e deixe os campos Localizar: e Substituir por: vazios. Clique no botão Mais >> no canto inferior direito da janela.

Clique no botão Formatar e selecione as opções de formatação que correspondem aos seus títulos de suas subseções. Em nosso exemplo, escolha a opção Fonte. Na janela que surge, em Estilo da fonte: escolha Negrito. Em Estilo de sublinhado: escolha a opção correspondente à que usou no texto. Clique em OK.

Agora clique no campo Substituir por: e no botão Formatar novamente, mas desta vez escolha Estilo. Na janela que surge, escolha o estilo que quer aplicar aos títulos das subseções, como Título 2. Clique em OK e no botão Substituir Tudo.

Agora que seus títulos das subseções tem um estilo único, use as instruções anteriores para mudar o estilo, e todos os trechos de texto onde ele foi aplicado, automaticamente.

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