Cinco maneiras de gerenciar melhor o uso do seu tempo no trabalho

Patrícia Lisboa, da CIO

É
importante traçar prioridades, definir metas de curto, médio e longo
prazos, planejar execução de atividades e delegar tarefas.

homem_cpu_150.jpgSe
a sensação de que o dia deveria ter mais do que 24 horas afeta as
pessoas em sua vida pessoal, imagine o seu impacto no ambiente de
trabalho. Esse é mais um motivo que exige que os gestores, que têm o
papel de desenvolver e implementar processos para aumentar a
produtividade e reduzir custos dentro das empresas, fiquem atentos a
como eles próprios estão gastando suas horas de trabalhado.

Embora as reclamações sobre a falta de tempo sejam recorrentes em
quase todas as companhias, Christian Barbosa, diretor-executivo da
Triad – consultoria especializada em gestão do tempo –, afirma que a
grande deficiência dos líderes de TI está no processo de gerenciamento das atividades que devem ser realizadas e de priorização das ações.

Segundo o especialista, para melhorar o desempenho dos gestores é
necessário identificar se o cerne do problema está na falta de
planejamento para realizar as tarefas ou na deficiência de pessoas
capacitadas na equipe. “Em 80% dos casos, os gestores falham na
administração das horas; nos demais, falham por acumular  atividades
que são humanamente impossíveis de serem realizadas por uma única
pessoa”, destaca Barbosa.

Como a  falta de organização é o problema mais frequente no que
tange a administração do tempo, o diretor da Triad explica que algumas
medidas práticas podem ser tomadas por esses profissionais para
melhorar seu desempenho como um todo:

1. Avaliação
Identifique quais atividades de
sua responsabilidade são de importância estratégica para o negócio e
quais podem ser classificadas como desperdício de tempo. Assim, será
possível decidir onde “investir” suas horas. Tal decisão serve tanto
para a rotina profissional como pessoal – esta, muito afetada pela
falta de planejamento no trabalho.

2. Definição
Trace metas e objetivos que devem ser atingidos em curto, médio e longo prazos por meio de suas atividades.

3. Planejamento
Projete como e quando chegar a
tais objetivos e metas. Para isso, é importante saber o que deve ser
priorizado e quais tarefas podem ser deixadas de lado caso não haja
tempo hábil para executá-las.
Dica: Faça reuniões semanais
com seus colaboradores – prioritariamente na sexta-feira – para decidir
os principais desafios da semana seguinte. O papel do líder nessa
empreitada é diminuir as urgências da área e adaptar as atividades para
que sejam realizadas de forma colaborativa pelo time.

4. Organização
Trabalhe de forma a não
desperdiçar tempo com ações que podem ser realizadas de forma mais
automatizada e simples. De acordo com estudo da Triad, profissionais
perdem cerca de uma hora por dia buscando informações armazenadas em
notebooks, smartphones e sistemas corporativos. A unificação das fontes
de dados para otimização dos sistemas de busca já é um bom começo do
processo de organização.

5. Execução
Cumpra as tarefas de acordo com o
planejamento e seguindo as prioridades de ação, delegando funções
secundárias, sabendo dizer “não” e realizando reuniões produtivas – nas
quais os objetivos do encontro são claros e as etapas pré e pós reunião
são seguidas.

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