22 dicas para que você não se torne escravo do correio eletrônico

Nando Rodrigues, editor da PC World

Uma das mais importantes ferramentas que a web oferece, o correio eletrônico pode se tornar um empecilho se mal utilizado.

email_ok_150Atire
a primeira pedra o usuário que nunca entrou em desespero por ter ficado
sem acesso ao e-mail ficou por algumas horas em função de um problema
qualquer. Não é pra menos. Em bem pouco tempo, o correio eletrônico se
transformou em uma das ferramentas mais úteis que a internet pode
proporcionar.

Em conjunto com o telefone, ambas se transformaram nos mecanismos de
comunicação mais utilizados pelas empresas. E até quem usa o e-mail
para fins não profissional, a troca de mensagens há muito substituiu o
hábito de enviar e receber cartas pelo correio.

Entretanto, o limite entre o uso racional dessa ferramenta e sua
transformação em um estorno, prejudicando a produtividade nas empresas
(ou até mesmo viciando o pobre usuário doméstico) é muito tênue.

Algumas medidas básicas devem ser tomadas para que no lugar de o
correio eletrônico controlar sua vida, você é que tenha total domínio
sobre a ferramenta. Você vai encontrar aqui dicas que, dependendo do
uso que faz do e-mail podem ser aplicadas em seu dia-a-dia e até
compartilhada com seus colegas de trabalho, amigos e familiares.

Acesso ao e-mail
A primeira coisa a fazer é responder –
com sinceridade – à seguinte pergunta: Você precisa MESMO ficar com o
programa de e-mail permanentemente aberto?

A não ser que em sua profissão o correio eletrônico sirva como porta
de entrada de pedidos de compra, aprovação de contratos ou qualquer
outra atividade que exija sua intervenção imediata (reflita se o
telefone não é uma alternativa mais adequada) procure definir um
horário (ou horários) para verificar a caixa de correio.

Fora desses horários, mantenha o programa fechado. Você não ficará
tentado a ver se chegou alguma mensagem (vale desabilitar a função de
alerta que pipoca na tela toda vez que uma mensagem aterrissa na sua
caixa de entrada) e terá o desempenho geral do sistema melhorado:
programas como o Outlook costumam consumir uma parcela enorme da CPU do
seu computador.

Abrir o programa de e-mail na parte da manhã, quando o ritmo de
trabalho é menor, ajuda a descobrir se há alguma mensagem urgente que
mereça atenção. Você pode repetir a operação ao retornar do almoço e no
final do dia – para evitar que algum assunto importante fique pendente
até a manhã seguinte.

Por mensagem urgente, é bom que fique bem claro, não são todas
aquelas que chegam com um ponto de exclamação em vermelho. Um número
cada vez maior de usuários tende a mandar praticamente todas suas
mensagens como urgentes.

Por conta disso, o que de fato é importante fica perdido em meio a
tantas mensagens "urgentes". Como os clientes de e-mail como o Outlook,
Outlook Express ou qualquer outro programa que você use não possuem o
tipo "Urgência Urgentíssima",
o melhor mesmo é combinar com seus colegas (aqui incluído seu chefe) e
amigo para só classificarem uma mensagem como urgente quando ela
realmente for. Como os casos reais de urgência não são lá tão
freqüentes, a chance de se ter de tomar uma medida no curto prazo cai
consideravelmente.

Uma vez que esteja com a caixa de e-mail aberta, passe os olhos
rapidamente sobre o remetente e assunto de cada mensagem que acabou de
chegar.

Todo mundo tem um colega chato que vive mandando piadinhas,
correntes e arquivos em PPT (enormes) com histórias adocicadas (não que
elas sejam indesejadas, mas há momentos em que não se pode perder tempo
com esse tipo de conteúdo – sem contar que atulham o servidor de e-mail
da empresa, prejudicando o desempenho geral da rede). Dessa forma,
priorize a leitura das mensagens que chegam de pessoas importantes.

Combine com seus contatos para que o campo Assunto seja usado adequadamente e que nele sejam colocadas informações que de fato façam referência ao que a mensagem contém.

No ambiente de trabalho, por exemplo, uma boa idéia padronizar esse
campo e colocar nele informações sobre o nome do cliente, pedido de
compras, solicitação de informação.

Assim, quem recebe a mensagem pode ter uma visão mais clara do que
vai encontrar no e-mail sem necessariamente ter de ler a mensagem
inteira (o que pode ser feito mais tarde, em alguns casos).

Dica extra 1: jamais misture, no corpo de um e-mail,
assuntos diferentes. Se a mensagem enviada tem o objetivo de tratar do
fechamento do relatório mensal de vendas, fuja da tentação de mencionar
informações referentes a qualquer outro tema nessa mensagem. O melhor a
fazer é escrever outro e-mail e colocar no assunto informações
pertinentes a isso.

Dica extra 2: não envie uma mensagem para um usuário a não ser que ele realmente precisa receber tal informação. Aprenda a usar os campos Para e Cópia. O senso comum diz que os destinatários que estiverem no campo Para são aqueles para quem a informação se destinam, de quem se espera ações e eventuais respostas. Já quem figura no campo Cópia
apenas vai tomar ciência de um determinado assunto e não se espera
ações ou respostas deles. Por isso, pense muito bem antes de sair
mandando mensagens para um número enorme de destinatários.

Dica extra 3: ao responder um e-mail, evite a tentação de usar o Responder a todos.
Tenha em mente que sua resposta pode ter significado para apenas uns
poucos envolvidos no tema (no mais das vezes, as pessoas que estão no
campo Cópia não fazem parte deste grupo).

Dica extra 4: se recebeu uma mensagem que não serve
para nada ou cuja ciência já tomou, apague-a. Nada de acumular centenas
de e-mails seja na Caixa de entrada ou em suas pastas particulares, a
não ser que elas sejam realmente importantes.

Filtre tudo
Desnecessário dizer que você precisa ter um bom programa anti-spam
atualizado rodando em sua máquina. Eles ajudam a barrar quase tudo o
que não se quer, apesar de que o usuário sempre pode melhorar o
desempenho delas usando regras para tratar alguns conteúdos específicos.

As regras também vão auxiliar na triagem das demais mensagens,
desafogando a caixa de entrada, que ficará apenas com as mensagens que
merecem atenção especial.

Caso tenha conseguido fazer valer a idéia de padronização do campo Assunto, você poderá usá-lo, combinado ao campo De (remetente) para que as mensagens que chegam seja transferidas para pastas específicas.

Suponha que você queira que todas as mensagens de um remetente
específico – seu chefe ou namorada – sejam separadas das demais e
movidas para pastas selecionadas. Ao abrir o programa de e-mail, basta
checar nessas pastas se há mensagens novas lá.

escravo_email_01

Regras: faça o programa de e-mail selecionar
as mensagens a partir de critérios pré-definidos

Dica extra 5: pode ser chato criar regras, mas ela vão
ajudar você a lidar melhor com o correio eletrônico; reforce a idéia da
padronização do que é colocado no campo Assunto, principalmente
se você usa o correio eletrônico na sua empresa. Em pouco tempo, verá
que um rápido passar de olhos nas mensagens que estão na caixa de
entrada é suficiente para que identifique aquelas que realmente são
importantes e exigem atenção imediata.

Organize tudo em pastas
A digitalização da informação
afastou as pessoas de uma prática comum no passado: o uso de arquivos.
Para que as informações pudessem ser recuperadas facilmente após terem
sido arquivadas, era necessário um mínimo de organização e que esta
organização fosse seguida à risca sob o risco de um determinado
documento ou relatório se perder para sempre caso fosse colocado em uma
pasta errada.

Acha isso impossível? Então pense na seguinte situação: imagine
entrar em uma biblioteca, pegar um livro qualquer em uma estante e
colocá-lo, aleatoriamente, em qualquer outra estante e prateleira da
biblioteca.

As chances de que ele possa ser localizado são praticamente nulas –
isso exigiria pesquisar em todas as estantes para localizá-lo. Para que
tornar sua vida mais fácil com o correio eletrônico vale a mesma idéia:
manter tudo organizado.

Uma sugestão que funciona bem é criar pastas com os principais
assuntos. Por exemplo, Contabilidade: Pagamentos; Recebimentos;
Contratos; Pendências. Caso seja necessário, crie sub-pastas.

Definidas estas pastas, crie uma nova pasta cujo nome corresponda ao
ano (2008, por exemplo). Se achar conveniente, pode usar um nível a
mais para cada mês do ano. Agora basta manter APENAS as mensagens que
realmente precisam ser guardadas nas respectivas pastas.

Dica extra 6: no ímpeto de manter tudo organizado,
tende-se criar um número infindável de sub-pastas. Evite tal prática.
Apesar de parecer mais fácil organizar, elas vão exigir um número
infindável de cliques no futuro quando precisar encontrar um
determinado conteúdo.

Dica extra 7: deixe para criar as regras de tratamento
de e-mail após a criação das pastas de organização; isso tornará a
definição das regras mais fácil.

Dica extra 8: habitue-se a fazer uma faxina em sua
caixa de correio eletrônico. Não deixe mensagens não lidas se
acumularem na Caixa de entrada: além de transmitir uma sensação de que
você tem muita coisa pendente (será mesmo?), isso dificulta localizar
rapidamente itens importantes em um mundo de mensagens.
Dica extra 9: não misture e-mails particulares com
profissionais. Por mais fácil que possa parecer receber suas mensagens
pessoais no endereço eletrônico do seu trabalho, isso atrapalha mais do
que ajuda, sem contar que pode gerar situações constrangedoras caso
seus amigo resolvam compartilhar com você assuntos que não seja
compatíveis com a política da empresa onde se trabalha.

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