Dicas para fazer cálculos usando datas e horas no Excel

Fernando Petracioli, especial para PC WORLD

A ferramenta pode lidar facilmente com este tipo de informação, mas é preciso que os dados estejam corretamente formatados.

Reportagem feita a partir de dúvida de leitor; saiba mais

Excel 150Dentre
as inúmeras possibilidades de cálculo que o Excel torna possível, uma
muito interessante é sua capacidade de realizar operações automatizadas
com datas e horas, com base nas informações que inserimos na planilha.

Por exemplo: é muito útil fazer uma espécie de folha de ponto para
calcular a remuneração de funcionários que recebem por hora trabalhada,
a partir dos horários de chegada e saída na empresa.

Para isso bastam três colunas de uma planilha. Na coluna A, inserimos a hora (no formato HH:MM, onde HH é a hora – de 00 a 24 -, e MM os minútos – de 00 a 59)  de entrada, na B, o horário de saída.

Na coluna C, programamos a fórmula (=B-A). Assim, o período
trabalhado é calculado tão logo informamos esses dois horários. Podemos
usar as diversas linhas para os diversos dias trabalhados. Simples
assim.

excel_horas_datas

O único problema é quando os horários de entrata e saída, por
exemplo, ocorrem em dias distintos. Por exemplo, trabalhadores noturnos
que entram às 20h e saem às 4h da manhã do dia seguinte.

Quando
o Excel for calcular a diferença, o resultado será negativo – e
ocorrerá um erro, pois o software não aceita valores negativos para
células com formato horas.

Isso porque, colocando apenas o horário, o programa não entende como
sendo do dia seguinte, apesar de parecer óbvio para nós. Para
solucionar esse problema existem duas opções.

A primeira é adotar uma numeração alternativa para os horários que
ultrapassarem meia-noite. Ou seja, em caso de se sair 2h da manhã, por
exemplo, digite 26:00 (24h relativas a meia-noite + as 2h da manhã que
excederam-na). Apesar de a informação digitada não estar formalmente
correta, para efeitos de cálculo o resultado será eficiente.

Ainda assim, será necessário formatar a célula para que ela aceite
valores de hora superiores a 24:00. Selecione a célula a ser
configurada, escolha Formatar, Células, marque a categoria Hora, no painel da esquerda e, no painel Tipo, selecione o sétimo formato disponível ("37:30:55"). Clique OK para confirmar.

Método alternativo
A segunda maneira de alcançar o mesmo
resultado é um pouco mais complicada. Para entendê-la, devemos saber
que um horário, para o Excel, é representado por um número que vai
progressivamente de zero a um.

Nessa progressão, o valor 0,5 corresponde ao meio-dia e 1, à meia-noite. Nesse tipo de representação, 15:00 equivalem a 0,625.

Da mesma forma, os dias são lidos pelo Excel como um número,
progressivamente e a partir de 1/1/1900, que é o número 1. Para
exemplificar, o dia 16/01/2008 é o mesmo que o número 39.463.

Mas como descobrir essa equivalência? Clique na cédula com a data/hora que queria saber e vá em Formatar, Cédula. Escolha a opção Geral, e ela perderá seu formato específico, evidenciando o número pelo qual o Excel a entende.

Esta solução consiste em somar o número da data com o número da
hora, chegando-se a um valor específico que determinará ao mesmo tempo
dia e horário.

formatar_celula_350

Por exemplo, as 15h00 do dia 16/01/2008 são o mesmo que 39.463 +
0,625, o que dá 39.463,625. E é com este número que você vai trabalhar
na planilha.

Dessa forma, o Excel compreende que pode se tratar de um horário de
dias distintos e não necessariamente do mesmo dia – e o resultado do
cálculo será exato e não mais negativo como poderia ocorrer.

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