5 formas para construir o seu escritório na internet

Dan Tynan, da PC World/EUA
Dan Tynan, é editor da PC World, em São Francisco

Conheça aplicações web que vão ajudar a você controlar a sua empresa com um custo operacional baixo.

Se você tem um negócio pequeno, ou está no início de sua empresa,
uma boa alternativa é usar recursos virtuais. Além de não se preocupar
com software ou dados em máquinas erradas, você pode acessá-las
facilmente quando está fora do escritório.

A parte ruim é que se você estiver offline, não poderá acessá-las.
Mas cada vez mais, essas aplicações já contam com recursos para quem
quer trabalhar desconectado.

Conheça 5 formas para transformar o seu negócio em virtual.

1 – Contrate uma recepcionista virtual

Você
pode ser um negócio pequeno, mas com as ferramentas corretas de de
telefonia sua empresa parecerá fazer parte da lista das grandes
companhias.

O Skype é uma boa opção para as
ligações internacionais. Você precisa baixar o software para a sua
máquina, mas os seus contatos e o histórico de ligações ficam
armazenadas no servidor do Skype, que podem ser acessados de qualquer
computador.

As ligações entre usuários do Skype são gratuitas. Para receber
ligações de quem não usa o Skype, você precisa comprar um número
SkypeIn, cujo preço começa a partir de 3 dólares (menos de 6 reais) por
mês.

Para fazer ligações para telefones fixos ou celulares, você precisa comprar um plano de minutos SkyeOut (veja lista com preços).

A qualidade depende da conexão de internet da empresa. Quanto maior a sua banda, a tendência é ter melhor qualidade de voz.

Outra sugestão é o GrandCentral,
do Google, um serviço gratuito de voice mail. Ele pode tocar em até
três telefones diferentes até encontrar você ou levar quem está
chamando diretamente para a caixa postal.

O serviço, por enquanto, está em fase de testes, com poucas pessoas
tendo acesso. Para usá-lo, é preciso receber o convite de algum usuário
que está participando dos testes. (Quer tentar, clique aqui)

2 – Aplicações gratuitas

Você não precisa mais de um laptop com pacotes de software tradicionais. Aplicações como Google Docs e Zoho
Office transformam o seu browser em um processador de texto, numa
planilha de cálculo ou em outro software para desktop, deixando seus
documentos acessíveis de qualquer computador.

O Google Docs conta com um processador de texto, uma planilha de cálculo e um programa de apresentações.

O Zoho oferece tudo isso e muito mais, como e-mail, gerenciamento de projeto, um wiki, web conference e outras aplicações.

Essas aplicações não são tão poderosas como as quem vêm na caixa do
tradicional Microsoft Office (ou mesmo no pacote gratuito OpenOffice).

Mas elas são úteis quando se está longe de seu computador, e é necessário acessar arquivos, ou quando se trabalha em grupo.

O Google Docs, por exemplo, pode enviar um e-mail de alerta quando
alguém faz alterações em um documento. Tanto a solução do Google, como
a da Zoho, oferece acesso offline.

Faça o download e instale o Google Gears
e você será capaz de abrir seus arquivos quando uma conexão web não
estiver disponível. Depois, é só sincronizá-los novamente quando se
reconectar.

Vale lembrar: ambos são 100% gratuitos. Sabe o por quê? A web está cheia dessas aplicações colaborativas.

3 – Uma assistente admistrativa robô

Se você não pode pagar por uma assistente administrativa, por que não usa o Highrise?
Nominalmente chamada de ferramenta de CRM (sigla para gerenciamento do
relacionamento com o cliente), o 37signals, da Highrise, faz quase tudo
o que uma secretaria faria.

A ferramenta da Highrise não só organiza o seu trabalho. Você pode
criar uma pasta para cada projeto, associar contatos a cada um deles,
acrescentar notas e documentos.

Você pode também compartilhar a pasta com seus colegas de trabalho e
acrescentar tarefas para cada pessoa fazer. O Highrise é gratuito para
dois usuários e 250 contatos.

4 – Terceirize o seu calendário

Com o Google Calendar você pode controlar as reuniões e compromissos de todos os funcionários da sua organização de forma compartilhada.

A solução web do Google envia alerta para a caixa de e-mail dos
funcionários ou para o telefone celular quando alguém esquece um
compromisso.

Ao contrário do Google Docs, o serviço de calendário do Google não
funciona quando você está offline, o que não permite que você acesse
seus compromissos quando você está voando.

Felizmente, há uma boa alternativa: o Scrybe,
que permite que você acesse seus compromissos mesmo quando está
offline. Basta sincronizá-lo, quando se conectar. A má notícia é que
assim como o GrandCentral, ele está em fase de testes para poucas
pessoas ainda.

5. Faça reuniões virtuais

Atualmente, a maioria das nossas reuniões são virtuais. Uma boa opção para este tipo de encontro é o FreeConference.com.

O serviço padrão gratuito permite que você agende contatos por mais de quatro horas com os seus 150 amigos mais próximos.

Se você quiser gravar a sessão terá que pagar 9 dólares ao mês.
Contatos para números telefônicos fixos custam 10 centavos de dólar por
usuário o minuto.
Se quiser mostrar apresentações do PowerPoint ou fazer apresentações
ao vivo, o FreeConference.com está oferecendo o SharePlus, um
aplicativo para desktop em fase beta ainda, sem nenhum custo.

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