Etiqueta evita gafes em e-mails

da Folha de S.Paulo

Mensagens repletas de palavras abreviadas, anexos gigantescos, e-mails de grupos enviados para as pessoas erradas. Essas são algumas das maiores gafes cometidas pelos internautas quando utilizam e-mails. A autora do livro "Negócios, Negócios, Etiqueta Faz Parte" (R$ 35, www.livrariamelhoramentos.com.br), Claudia Matarazzo, e a autora da publicação "Netiqueta, Guia de Boas Maneiras na Internet" (R$11, www.novateceditora.com.br), Maria Alice Soares de Castro, dão algumas dicas de comportamento para evitar problemas e saia-justa no envio diário de suas mensagens eletrônicas.

1 – Para um amigo, escreva um e-mail com um texto coloquial. Do mesmo modo que faz quando fala ao telefone, dê uma introdução à mensagem perguntando se a pessoa está bem, por exemplo.

2 – Evite escrever textos muito longos, chatos de ler, ou muito curtos, mensagem que pode ser considerada mal-educada. Seja breve, claro e objetivo nos e-mails.

3 – Nunca esqueça de colocar um assunto na sua mensagem. Para que o e-mail seja lido, ele deve ser um resumo de três ou quatro palavras do conteúdo do texto.

4 – Evite colocar Oi, Olá ou Saudade como assunto do e-mail. Essas mensagens são geralmente deletadas.

5 – Não utilize papéis de parede, imagens e sons pesados. Quando enviar um anexo muito pesado, seja educado e avise o destinatário.

6 – Não demore muito tempo para responder aos e-mails. Dependendo do assunto e da urgência, leve entre três e quatro dias. Você pode enviar uma resposta informando que recebeu a mensagem e que irá respondê-la.

7 – Cuidado ao enviar mensagens para grupos. Tenha certeza de quem pode e de quem não pode ler o conteúdo do e-mail. Uma das gafes mais cometidas é enviar e-mails que não devem ser lidos por todos os integrantes do grupo.

8 – Respeite a hierarquia. Quando enviar e-mails para um grupo de trabalho, a regra é enviar a mensagem para o destinatário, colocando o nome de seu chefe primeiro na cópia e, em seguida, os evolvidos em ordem alfabética.

9 – Não abuse do botão Encaminhar. Além de essas mensagens não serem lidas, elas incomodam as pessoas lotando suas caixas postais.

10 – Escrever em caixa alta faz parecer que você está gritando com o destinatário. Quando quiser ressaltar uma frase ou palavra, escreva entre sinais de asterisco.

11 – Não envie respostas que contenham longos textos anteriores em cascata. Edite a resposta, utilizando o último e-mail do seu contato e cortando as outras mensagens.

12 – Ao responder uma série de perguntas, escreva as respostas ao lado delas, tentando editar a fonte da resposta, mudando sua cor, seu tamanho e o seu formato.

 
 

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